Registros de milhas e despesas: um modelo simples para copiar

O que anotar em cada viagem

• Data
• De onde saiu e para onde foi (basta o nome do cliente ou o endereço)
• Motivo de trabalho, como um turno de entregas, uma obra ou compra de material
• Milhas da viagem

Anote também o odômetro em 1º de janeiro e em 31 de dezembro, para comparar milhas totais e milhas de trabalho. Ir de casa até um local fixo de trabalho é deslocamento pessoal e não é dedutível, mas dirigir entre trabalhos ou clientes é.

Modelo de registro de milhas

Data | De → Para | Motivo de trabalho | Milhas
2027-01-06 | Casa → Cliente, 123 Main St | Faxina | 14
2027-01-06 | Cliente → Loja | Compra de material | 3
Odômetro no início do ano: ______   Odômetro no fim do ano: ______

Cole nas notas do celular ou numa planilha e acrescente uma linha cada vez que dirigir a trabalho. Os aplicativos contam as milhas durante a corrida, mas não o caminho até a primeira coleta nem a volta para casa, então o registro pode pegar milhas que o app não conta.

Modelo de registro de despesas

Data | Pago a | Para que foi | Valor | Forma de pagamento | Recibo guardado?
2027-01-08 | Home Depot | Esfregões e produto de limpeza | US$ 42,17 | Débito da empresa | Sim (foto)

Tire foto de cada recibo no mesmo dia. O extrato mostra que você pagou, mas o recibo mostra o que comprou.

Por quanto tempo guardar

Guarde registros e recibos por pelo menos três anos depois de entregar a declaração a que se referem, e por mais tempo para coisas como um veículo ou equipamento que ainda está sendo depreciado. Uma pasta na nuvem por ano facilita.